CIPS视野｜内审干货—零星采购审计，该怎么审？

1、零星采购的范围与程序

不同公司对零星采购的范围、定义和操作方法，可能不一样。

有人说：“零星采购”对应的是“集中采购”，它本就不是一种采购方式。也有人觉得：它和公开招标、议标、战略采购、直接采购相同，应属采购方式的一种。相对于分类，咱们不必太过较真。我们关注的还是具体业务实质，你的公司把哪几个采购划分为“零星采购”了，就关注哪几个。

对于范围和权责方面，审计要点或风险点：

（1）是否是零星采购？有木有超权限采购？可以根据采购标的物与制度相比较；零星采购里面是否含有了大额采购？有可能是范围划分自身的问题。相对于工程类的零星采购或者有集中采购物品的零星采购，可以查看总包或集采合同是不是应该包含本次标的物，重点注意是不是重复采购和大合同是不是执行到位？

（2）存不存在分割采购，例如本来应该走招标程序的大金额采购，被切割成多个小金额的零星采购？

（3）采购负责部门和采购员是不是和制度规范相符合？不相容职务相互分离，如：预算批准、采购和报销的分离。

（4）相对应的流程审计，包含预算审批、入围、比价、付款、验收手续等，是否齐全？

整体上需要看：制度里有的，可以按照制度来审；制度里没的，可以看一下存不存在制度建设问题。。

2、零星采购的形式有哪些？有什么可审的？

零星采购一般不会走公开招标，也不会走议标，但可能会走直接采购模式。

（1）直接采购模式：本就有一两家长期合作单位（或垄断单位），直接按照他们提供的价格采买就行了。

风险点：

（2）只要在预算内，需求部门（也可能第三部门）就可以直接采买

不需要询价比价或走中标手续，直接拿票报销就行。这种情况，要么单独走采购申请，要么只通过预算来控制，如每月报一次采购预算，由使用部门直接采购入库。

风险点：

看标的物的金额，如果金额较大（5000或1万元以上），都不建议走直接采购模式，除非价格十分透明。

对于大金额的采购，一定要有“三方比价”和“多部门参与”。比如：不能只有一个人或一个部门参与采购，要多人参与；不能只询一家店的价格，要最少保持三家以上的询价。要保持形式上和实质上的公平公正！

（3）加紧购买：临时需求，特批特买！

这类采购，有大有小，一般会归入零星采购。

风险点：

看标的物是否是紧急使用？看紧急采购程序是否合规？有些人为了规避繁杂的采购流程就会故意走紧急采购。

（4）零星采购的三方比价

如果不是直接采购，而有着正式的三方比价程序，有完整的零星采购制度流程。审计重点就要改变了。

风险点：

零星采购的需求是否合理？是否采购了一堆没用的东西？

询价对象是否合理：询价对象处于同一水平等级，如用几个一线品牌来衬托一个三线品牌的价格。评标中标是否多人参与：有些人只签字不参与。

验收：所有的采购都应该复核下验收程序，数量、质量都要查验。

3、零星采购的舞弊风险

上文所说的多是程序上的问题，零星采购中的舞弊有很多。

比如：买三赠一，赠物由个人拥有；线上采购，用个人账号可以积累积分或优惠券，公私不分；采购支付不采用公对公转账，而是先借后报销，或个人垫支后报销，与实际金额不符；还有协商一个供货价格，拿回扣，整体金额较小，不易发现，贵在细水长流！被指定单位，某人或某领导的关系，某些物品必须在某处采购，然后....采购对象与报销票据不符，买一些假冒但不伪劣的产品！

4.对于内审新人，怎么开展审计程序？

（1）首先看采购制度，把上文所说采购方式、制度流程给捋一遍，不要求你发觉制度当中的的问题，但应该先熟知“标准”是啥？

（2）找到一个专业人士聊聊，和被审计单位的人聊聊，他们具体的采购流程；如果有与制度不符合的部分，主要标注“标准”与“惯例”的区别。

（3）搜集信息：做一个审计需求清单：采购最新制度流程表单、采购计划表、批准预算表、采购事项列表（单位、金额、时间）、咨询价格记录、合同（如果有）、验收和记录和验收清单（入库清单）等。如果涉及到多部门，就得先了解他们的职责分工，分开搜集信息。不同的企业使用的表单可能不一样，一定要结合自身企业情况来提出需求。

（4）重要标的物，进行线上咨询价格或市场询价，有必要的话可以联系一些供应商咨询价格。

（5）检查采购流程，从采购需求或采购计划开始，直到合同签订或物料入库为止，仔细看操作流程表单的不规范之处。

（6）价款支付，对公转账还是借支？发票管理，是不是专票？等等。

5.业务拓展：审完零星采购后，审哪些？

因为这篇文章是应一位新人同行提的需求，很多新人都面临着一个困扰，我下一步审哪些？我有什么东西可审？结合零星采购：简单延伸一下能够继续审计的地方有哪些？

（1）仓库管理：零星采购倘若是行政或营销物料的，能够延伸到仓库管理，包括出入库登记，仓库盘点、领用的合规性。

（2）预算管理：你这次审计发现一些营销物料采购过多，便可以对比一下预算管理，看看是不是出现预算管理不规范的的问题：单笔超预算或整体超预算，对超预算金额是不是走了特批手续？

（3）物料使用控制管理：随便一种物料，存不存在浪费的问题，例如卫生纸，一个卫生间就10个人用，一天可以用一大包卷纸，很明显有问题。

（4）延伸到其他类型的采购：假如招采人员或部门有舞弊的问题或有重大管理缺陷，那审计范围就不能仅仅限于零星采购，能够延伸到其他类型的招标采购。

（5）合同管理：零星采购，除非是金额真的很小，通常也是要签合同或协议的，可能就可以顺便审计下合同管理：合同条款、合同登记、合同存档、合同执行、合同结算与付款等等。

只要你需要扩展业务，还是有不少渠道的，可以依据现已发现问题的地方往深层次延伸，往相关性的业务延伸，不怕没东西可审！

结语

具体操作流程可以不用这么严谨，但是，应该有的防范措施和控制节点，还是要做及时到位。